Um programa de ideias é questão de vida ou morte para a sua empresa


Quando separam a estratégia e execução as empresas deixam muito dinheiro na mesa. Os colaboradores com cargos mais baixos também devem ser inclusos na formulação de iniciativas estratégicas. Silenciá-los trará prejuízos


A diversidade de pontos de vista é o motor da inovação. Cada colaborador tem uma visão única sobre a empresa e sobre o processo aonde está inserido.


Nos modelos organizacionais mais engessados, toda a estratégia é definida pelos profissionais no topo e aqueles que estão na operação precisam obedecer. Entretanto, quem está na base tem uma visão diferenciada sobre a operação, por estar no dia-a-dia da execução.


Quando não consideramos a visão de todos no processo de formulação da estratégia, estamos sendo míopes. Por isso, é essencial incentivar todos os colaboradores a participar da formulação da estratégia da empresa.


O programa de ideias é uma das ferramentas que ajuda a incluir todos os colaboradores no processo de inovação.


Quando os colaboradores no nível mais baixo são excluídos do processo de inovação, perdem-se 80% das ideias com potencial de melhoria nos negócios*. Um programa de ideias foca-se na inversão da estrutura organizacional, como na figura abaixo:


Ao empoderar, encorajar e dar meios para que os colaboradores de linha de frente inovem, a organização se torna mais ágil e inovadora.


Um programa de ideias faz com que os colaboradores passem a ter uma atitude questionadora e se perguntem: “ Por que as coisas são como são? Esse é realmente o melhor jeito de atender nossos clientes?”. Esse espirito indagador é tudo que um líder quer para promover a inovação em sua empresa.


O que é um programa de ideias


Um programa de ideias é um processo estruturado e democrático no qual todos os colaboradores podem sugerir soluções para os problemas mais críticos da organização.


Colaboradores são incentivados a gerar um grande volume de ideias e a conhecer os critérios de seleção de novas ideias. São treinados para ser parte do processo de estratégia e inovação da empresa.


Veja na figura abaixo como funciona o programa de ideias.


Passo a passo para a estruturação de um programa de ideias


O programa de ideias deve seguir a metodologia que mais se adapte aos objetivos estratégicos e à cultura da empresa. Em linhas gerais, o passo-a-passo para criar um programa de ideias acontece da forma abaixo:


Passo 1: Revisão do planejamento estratégico pela ótica da inovação


Os elos fundamentais do planejamento estratégico são a Missão, a Visão e os Valores. A partir desses elementos o Design Organizacional da empresa é desenvolvido, assim como seus objetivos estratégicos.


Sem um bom entendimento dos problemas e oportunidades para a empresa, o potencial do programa de ideias é limitado. Por isso, o jeito ideal de começar um programa de ideias é responder às perguntas:


  1. A visão da organização está orientada para responder às potenciais disrupções que o mercado está enfrentando?

  2. Quais são os gargalos da operação? O que precisamos consertar para trazer melhorias significativas para a experiência do cliente?


Para responder à essas perguntas, é importante consultar colaboradores em diversos níveis organizacionais. Peça para que eles descrevam o dia-a-dia e pergunte para eles quais os principais desafios e oportunidades que eles enxergam em suas áreas e na empresa.

Faça uma sessão de Design Thinking usando ferramentas como o mapa de arenas, desenvolvido por Rita McGrath (abaixo)



Entenda as principais tendências que irão moldar o seu ambiente de negócio. Em parelo, entenda como o seu cliente vê o seu produto e a sua categoria. O que poderia ser feito para reduzir custos, aumentar receitas e lucrar mais. Avalie oportunidades para incorporar novas tecnologias à forma como você atende os seus clientes.


Passo 2: Criação dos Desafios de Inovação


Com os principais desafios e oportunidades mapeados, é hora de criar os desafios de inovação. Os desafios devem ser definidos pela alta gestão da empresa. Se você puder defini-los em reunião com as pessoas de mais poder na organização, conseguirá uma visibilidade maior para o projeto de cara.


Para criar os desafios, sempre use o formato de perguntas. Ao invés de lançar um desafio sobre “Aumentar Vendas”, lance uma pergunta: “Como nós podemos aumentar nossas vendas?”


O desafio não pode ser nem muito amplo e nem específico demais. Uma pergunta sobre “Como encontrar uma casa perfeita para cada lead em potencial?” Pode virar “Como disponibilizar todas as informações relevantes para que o consumidor possa tomar a melhor decisão?”


Além disso, é importante ser ambicioso. Os desafios devem incentivar um pensamento não-incremental. Deve incentivar a geração de soluções 10X melhor do que as atualmente disponíveis. (claro, soluções incrementais são valiosas e desejáveis, também devem ser encorajadas. Mas não serão fontes de grande vantagens competitivas. Entretanto, acelerar exponencialmente a implementação de ideias incrementais é um dos importantes objetivos do desafio de inovação)


É possível começar com alguns testes e expandir na organização. Um bom programa de ideias pode ter desafios lançados por diretores e até pelo presidente da empresa.




Passo 3: Definição do processo de seleção de ideias


Após entender os principais desafios, você deverá criar um processo para escolher as ideias a serem implementadas.


O processo deve conter todas as etapas de avaliação. Um exemplo seria:


  1. O time de inovação irá avaliar se a ideia está consistente com o desafio e se o impacto esperado é suficiente para levar a ideia adiante

  2. O problema será discutido dentro da área na qual será implementada

  3. Se a ideia for simples e de baixo custo, será executada imediatamente. Se for complexa, irá para os próximos passos de seleção

  4. O colaborador receberá um auxilio para criar um pitch da ideia para executivos poderosos

  5. O colaborador receberá recursos e terá tempo liberado para testar sua ideia

  6. Se ele conseguir validar a ideia, receberá recursos adicionais e poderá receber o apoio de outros colaboradores

  7. Se o projeto for considerado viável e desejável, irá receber recursos e uma equipe será responsabilizada pela entrega do projeto

  8. É importante que o processo esteja aderente com os objetivos levantados e que tenha etapas claras que possam ser facilmente explicadas para os colaboradores.


Passo 4: Definição de incentivos e criação de condições para inovar


Não basta ter um bom processo. É preciso realmente criar as condições para que os colaboradores possam inovar. Os gerentes e supervisores precisam ser sensibilizados à não desencorajar nenhum de seus subordinados à participar do programa de ideias. Os colaboradores precisam saber que suas ideias têm chances reais de serem implementadas e que o esforço deles não será em vão. Eles serão reconhecidos com premiações internas, prêmios em dinheiro e brindes corporativos.


As pessoas anseiam pela oportunidade de inovar. Mas elas precisam ter certeza de que serão valorizadas por isso. Para participar de desafios de inovação, terão que colocar esforço extra para equilibrar as atividades do dia-a-dia e pensar em inovação ao mesmo tempo.


Passo 5: Lançamento amplo do desafio


Agora é a hora da verdade. O desafio será lançado em assembleia para todos os colaboradores que estejam elegíveis para participar do desafio de inovação. A equipe irá criar material de comunicação para fazer o lançamento do projeto.


É preciso tirar todas as dúvidas, ensinar o passo-a-passo da participação no programa para os colaboradores e apresentar os incentivos. A medida que ideias forem sendo implementadas, é importante investir em dar visibilidade para elas em toda a organização.


Passo 6: Mapeamento das ideias existentes e inspiração de novas ideias


Pode acontecer que os colaboradores já tenham se debruçado sobre os temas do desafio. Porém, nunca tiveram a oportunidade de apresentar ideias. É importante fazer uma coleta dessas ideias iniciais e dar um feedback rapidamente.


Para inspirar novas ideias, é importante investir em treinamentos sobre métodos de inovação e pensamento inovador, assim como novas tecnologias e aspectos específicos do seu mercado de atuação. Ao expor todas as ideias em uma plataforma, é possível criar a colaboração em lugares inesperados na organização e criar um campo fértil para a cross polinização de ideias. Ou seja, as ideias de um colaborador podem incentivar outros.


Passo 7: Implementação de ideias simples e investimento em ideias complexas


Muitas ideias poderão ser imediatamente implementadas sem fazer alterações na equipe e sem a necessidade de um amplo planejamento. São vitórias rápidas.


Outras ideias são mais complexas e envolvem mudanças significativas. Podem envolver mudanças em políticas e procedimentos que precisam ser discutidos amplamente na empresa. Ou mesmo se tratar de uma inovação não linear, definida por um de três critérios:


  • Atingir um novo segmento de consumidor

  • Alterar a proposta de valor

  • Alterar a forma como o valor é entregue (cadeia de valor)


Nesses casos, é necessário criar uma equipe dedicada à nova ideia, com pelo menos 20% dos integrantes vindos de fora da empresa. É preciso isolar essa área do resto da empresa. Para mais detalhes sobre isso, leia o nosso artigo sobre como equilibrar eficiência e inovação em empresas.


Fatores críticos de sucesso


É preciso entender que um programa de ideias precisa de diversos fatores para realmente deslanchar na empresa:


1. Apoio da Alta Gestão


Sem o apoio do presidente e dos diretores, dificilmente o programa irá deslanchar. Os resultados só começam a aparecer em um período entre 6 meses a 1 ano. Se o programa for cortado na primeira oportunidade, não irá causar nenhum impacto.


2. Equipe Qualificada e Dedicada para a gestão do Programa


É preciso ter o apoio de um especialista em inovação corporativa. São precisas muitas habilidades para fazer a gestão do programa de inovação. A coordenação com múltiplos stakeholder. O entendimento profundo da estratégia e do cliente da empresa. A condução de treinamentos e workshops de design thinking. A capacidade de criar e estruturar um processo de inovação. O entendimento sobre os diferentes tipos de inovação e o que é necessário para o sucesso de cada ideia. Sem uma equipe de especialistas, o sucesso do programa será limitado.


3. Apoio dos gerentes


Os gerentes precisam abraçar a ideia do programa de inovação. Eles não apenas podem ser participantes estratégicos, mas precisam liberar seus subordinados para a participação. Em momentos de fortes demandas isso pode ser um desafio. Quando eles precisarem da sua equipe com força total, podem se sentir incomodados por alguém envolvido com demandas além das imediatas. Porém, precisam entender como o programa irá beneficiar toda a empresa no longo prazo. Com o apoio de gerentes, o programa irá funcionar muito melhor.


4. Interesse da linha de frente


Se os próprios colaboradores de linha de frente não estiverem interessados no programa, ele jamais irá deslanchar. Para isso, é preciso incentivá-los com reconhecimento e prêmios.

O início de um programa de ideias é muitas vezes um evento muito aguardado pela linha de frente, que finalmente terá voz e poderá causar maior impacto. Eles precisam se assegurar que as suas ideias serão levadas a sério e que muitas serão implementadas.


5. Cultura de meritocracia de ideias


A meritocracia de ideias está na base da filosofia do programa de ideias. As ideias precisam ter mais valor do que o nível hierárquico de quem sugeriu. Quando as melhores ideias vencem, o programa de ideias prospera.


6. Treinamentos ligados ao Programa de Ideias


Para contribuir mais e inovar é preciso ter uma gama de conhecimentos e habilidades que provavelmente fez parte da educação formal de poucos colaboradores. Desenvolver empatia pelo cliente. Gerar um grande volume de ideias individualmente sem filtro. Escutar o outro sem julgar. Falar e sugerir ideias sem se preocupar muito com o julgamento de outras pessoas. Pensar como um empreendedor. Testar e validar ideias usando experimentos e recursos limitados. Apresentar suas ideias para executivos de alto escalão. Conduzir pesquisas de mercado. Desenhar processos e identificar gargalos.


Além disso, precisam de conhecimentos específicos sobre o mercado em que a empresa atua, as principais tendências que estão moldando o mundo e muitas outras coisas.

A empresa precisa criar um vocabulário comum para inovação. Como cada tipo de ideia é tratado na empresa. Quais os passos para levar a ideia adiante. Qual tipo de inovação é desejável.


A lista é longa e não acaba aqui. Mas sem um programa de desenvolvimento dos colaboradores como inovadores, o programa de ideias também terá um impacto limitado.


Uso da tecnologia para realizar o programa de ideias


Muitas empresas fazem o gerenciamento do programa com planilhas. Entretanto, essa abordagem tem algumas limitações:

  1. Os colaboradores não tem visibilidade das ideias sugeridas. Ou seja, não podem se inspirar e construir em cima de outras ideias. A discussão é um ingrediente essencial para a inovação

  2. A gestão manual pode envolver um esforço intensivo apenas para manter a operação. As ideias recebidas por e-mail precisam ser colocadas na planilha. Os colaboradores precisam ser notificados novamente por e-mail. Uma plataforma de tecnologia ajuda muito à fazer a gestão

  3. A medição do impacto do programa é mais difícil. O acompanhamento de número de ideias implementadas economias e lucro gerados pelo programa precisam ser manualmente atualizadas. É difícil saber quais são os colaboradores mais ativos e os departamentos mais engajados. Uma plataforma de tecnologia para gestão do programa de ideias já faz automaticamente a medição do impacto.

  4. A gestão manual pode causar erros e informações perdidas, o que pode gerar desgaste e retrabalho da equipe gestora do programa.

  5. Por isso, a PilarX trabalha como parceira da AEVO para implementar tecnologia de gestão de desafios de ideias. Os incentivos, o acompanhamento e a própria experiência do colaborador são otimizados pelo uso dessa plataforma. Veja abaixo algumas telas do sistema:




Conclusão


Um programa de ideias é uma excelente forma de incentivar uma cultura colaborativa para a sua empresa. No médio e longo prazo, será certamente uma fonte de inovação e vantagem competitiva. Em um mundo em rápida transformação, criar um programa de ideias é uma excelente forma de se mover rapidamente. E a PilarX é o parceiro ideal para começar seu programa. Para saber mais, clique aqui.


*Fonte: Livro: “Organizações Movidas por Ideias

 

Fernando Alves é mestre em negócios (FT-MBA/2019) pela University of Southern California e bacharel em economia pela FGV. É o fundador da PilarX – consultoria de inovação e marketing.

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